(目的)

第1条　この規程は，上下水道局(以下「局」という。)における文書等の取扱基準を定めることにより，事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は，すべて文書等によって行わなければならない。ただし，条例案の起案，規程の制定改廃及び行政処分以外の事務処理で，特に緊急を要する場合は，この限りでない。

(用語の定義)

第3条　この規程における用語の意義は，次の各号に定めるところによる。

(処理年度)

第4条　文書等の処理に関する年度は，原則として4月1日から翌年3月31日までとする。

(総務課長の任務)

第5条　総務課長は，総務課の事務を主管する次長の指揮監督の下にこの規程の定めるところにより，それぞれの分掌する文書等に関する事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の任務)

第6条　課長(徳島市上下水道局組織規程(令和2年徳島市上下水道局管理規程第3号。以下「組織規程」という。)第8条に規定する課長及び組織規程第9条に規定する所長をいう。以下同じ。)は，所属職員をして文書等の作成及び文書等の取扱いに習熟させ，文書等に関する事務が誤りなく，かつ，速やかに処理されるよう留意し，事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任の任務)

第7条　文書等に関する事務を適正かつ円滑に行うため，課(組織規程第2条に規定する課並びにお客さまセンター，中央浄化センター及び北部浄化センターをいう。以下同じ。)に文書主任を置く。

(備付帳簿等)

第8条　総務課には，次の帳簿等を備え，常に整理して保管しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書には，次の各号に掲げる区分により，それぞれ文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし，様式，書式等に別段の定めあるもの又は軽易なものについては，この限りでない。

(文書等及び物件の収受)

第10条　局に到着した文書等及び物件は，第38条第1項に規定する場合を除き，総務課において収受する。

(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)

第11条　総合行政ネットワーク文書の受信は，総務課が行うものとする。

(電磁的記録の受信及び収受)

第12条　電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については，電気通信回線を利用して各課で受信することができる。

(文書等及び物件の交付等)

第13条　第10条又は第11条の規定により処理された文書等及び物件は，次の各号により取り扱うものとする。

(送料不足等の文書等及び物件の受理)

第14条　郵便料金等の未払又は不足の文書等又は物件は，官公署又は学校から発送したものその他必要があると認めるものに限り，その料金を支払い，これを受け付けることができる。

(閲覧済文書等の取扱い)

第15条　管理者の閲覧済の親展文書又は総務課において収受の手続を経ていない文書等を受領した者は，これを総務課に回付し，第10条の手続を受けなければならない。

(処理方針等)

第16条　文書主任は，第12条第2項の規定により電磁的記録を出力したとき又は第13条の規定により文書等の交付を受けたときは，窓口限りで処理できる文書等，成規定例の文書等その他の簡易な文書等を除き，直ちに課長の閲覧に供しなければならない。この場合において，文書主任は，常に文書等の処理状況を把握し，未処理の文書等があるときは，その処理の促進に努めなければならない。

(起案)

第17条　課長は，その事務について，必要と認めるものは，あらかじめ主務者に処理方針を指示して，別に定める文書作成基準に従い起案させなければならない。

(根拠法令等の添付)

第18条　起案に当たっては，その起案の根拠となる法令，条例及び規程等(以下「法令等」という。)の関係部分を抜粋してこれを記載し，又は添付しなければならない。交付を受けた文書等によって処理する場合の起案については，その交付を受けた文書等を添付しなければならない。

(決裁)

第19条　起案書は，別に定めがあるものを除くほか，徳島市上下水道局事務決裁規程(令和2年徳島市上下水道局管理規程第5号)の定めるところにより，決裁を受けなければならない。

(決裁権者等の表示)

第20条　起案者は，起案用紙に当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。

(取扱上の注意区分等の記載)

第21条　起案書(別記様式第4号を除く)については，執行上又は取扱上注意すべき事項の区分に応じて「至急」，「秘密」，「配達証明」等と起案書の上部左枠外に記載しなければならない。

(合議を受けた文書の処理)

第22条　合議を受けた回議文書は，速やかに調査閲了し，適当と認めるときは認承印を押印し，順次回付しなければならない。調査について時日を要するときは，主務係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。

(異議ある回議文書の処理)

第23条　合議を受けた回議文書に異議があるときは，起案者，主務係長又は主務課長と直接協議し，なお意見が一致しないときは，主務次長又は管理者がこれを決するものとする。

(合議後の変更手続等)

第24条　合議を経た案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは，起案者は合議をした課に回付し，廃案するときは，合議者の認承印の削除を求めなければならない。

(要再回の措置)

第25条　合議を受けた課で，その案件の結果を知る必要があるときは，起案書にその旨を朱書しておかなければならない。

(一般文書の審査)

第26条　外部に発送する起案書で重要又は異例に属すると認められるものについては，次条に規定するもののほかすべて総務課に提出して，総務課長の審査を受けなければならない。

(法規文書等の審査)

第27条　次の各号に掲げるものの起案書については，総務課に合議し，総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁日付)

第28条　決裁を受けた文書は，これを文書主任に提出して決裁日付の記載を受けなければならない。

(契印)

第29条　発送する文書には，必要に応じ，総務課において，契印(別図第4号)を用いて起案書と契印しなければならない。

(文書の浄書)

第30条　決裁を受けた文書のうち施行を要するものについては，原則として各課において適切な方法により浄書を行わなければならない。

(文書等発送簿への登録等)

第31条　発送し，又は送信する文書等は，これを主務課の文書主任に提出して文書等発送簿への登録を受けるとともに，文書記号，文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし，次に掲げる文書等については，文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。

(公印の押印)

第32条　発送する文書には，徳島市上下水道局公印規程(令和2年徳島市上下水道局管理規程第10号)に定める公印を押さなければならない。ただし，権利，義務の発生しない文書で，次に掲げるものについては，公印の押印を省略することができる。

(総合行政ネットワーク文書の電子署名)

第33条　電子文書交換システムにより総合行政ネットワーク文書を送信する場合にあっては，当該総合行政ネットワーク文書に電子署名を付与するものとする。

(文書等及び物件の発送)

第34条　文書等及び物件の発送は，各課から直接発送するものを除き，総務課が行うものとする。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第35条　総合行政ネットワーク文書の送信は，電子文書交換システムに必要事項を入力し，原議と照合した上で，総務課が行うものとする。

(電磁的記録の送信)

第36条　電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は，電気通信回線を利用して各課で送信することができる。

(執行日の記入)

第37条　文書等の発送又は送信を終わったときは，執行者は，原議に執行の年月日を記入しなければならない。

(文書等及び物件の収受並びに処理)

第38条　執務時間外に到達した文書等及び物件は，当直業務に従事する者において収受し，当該文書等又は物件の種別に応じて当直用文書受付簿(別記様式第15号)に登録しなければならない。

(文書等及び物件の引継ぎ)

第39条　当直業務に従事する者が受領した文書等及び物件は，当該当直業務終了後総務課又は次の当直業務に従事する者に引き継がなければならない。

(文書等保管の原則)

第40条　文書等は，必要に応じ，職員が速やかに取り出せるよう系統的に整理しなければならない。

(保管用具)

第41条　文書等の保管用具は，ファイリングキャビネット，保管庫及び書棚等それぞれに適した保管具を使用するものとする。

(文書等の整理及び保管)

第42条　完結文書は，前条の保管用具に保管し，それ以外の保管用具に保管する文書等については，それに適した用品に適宜編さん等し，保管するものとする。

(保管文書の貸出し)

第43条　保管文書の貸出しを受けようとする職員は，主務課の文書主任にその旨を申し出なければならない。

(ファイル基準表の作成)

第44条　文書主任は，文書等を系統的に整理保管するため，ファイル基準表を作成しなければならない。

(保管文書の調査点検)

第45条　文書主任は，常に保管文書の点検整理を行わなければならない。

(文書等の保存方法)

第46条　保管期間経過後，引き続き保存を要する文書等については，保存年限ごとに保存箱に収納し総務課長が管理する書庫で保存する。

(保存年限)

第47条　文書等の保存年限は，永年，10年，5年，3年及び1年とし，各保存年限の区分の基準は，別表第1のとおりとする。ただし，法令に基づいて保存年限の定めのある文書等で，これらの区分に属さないものは，当該保存年限の直近上位の保存年限に区分するものとする。

(保存年限の起算)

第48条　保存年限の起算は，文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし，暦年ごとに区分して整理する文書等については，文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第49条　保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は，当該文書等の管理主管課の文書主任の承認を経て，総務課長に申し出なければならない。

(課における廃棄)

第50条　課長は，保管を要しない文書等については，随時廃棄するものとする。

(保存文書の廃棄)

第51条　総務課長は，保存年限を経過した文書等については，主務課長の依頼に基づき，これを廃棄するものとする。

(文書等の廃棄の方法)

第52条　文書等を廃棄する場合は，他に利用されることのないよう焼却，裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。ただし，廃棄する文書等のうち，市史及び局史編さんのために必要と認められるものについては，この限りでない。

(委任)

第53条　この規程に定めるもののほか，必要な事項は別に定める。